Die Zahlen sprechen für sich: „Bei den Warengruppen, die wir bisher schon über die Plattform einkaufen, erzielen wir z.T. eine Ersparnis von 20 bis 25 Prozent“, berichtet Florian Weiss, F&B Cost Controller der Geisel Privathotels, München. „Das hätten wir vorher niemals für möglich gehalten.“ Der Schlüssel zum Erfolg ist eine in der deutschen Hotellerie bislang wohl einzigartige Kooperation von sieben führenden Privathotels in Oberbayern auf Initiative der Geisel Privathotels: Sie bündeln ihre Einkaufsvolumina über eine internet-basierte Einkaufsplattform des IT-Beratungs- und Software-Unternehmens jb-x-group aus Passau. So erzielen sie bessere Einkaufspreise – bei gleichbleibender Qualität, wohlgemerkt. Zu den wohl bekanntesten Häusern dieses beispielhaften Netzwerks gehören Schloss Elmau in Garmisch-Partenkirchen, das Sonnenalp Hotel & Resort in Ofterschwang und der Königshof in München.

Es ist keine Frage: Der wirtschaftliche Erfolg oder auch Misserfolg eines gastronomischen Unternehmens wird stark durch die Konditionen im Einkauf mitbestimmt. Darum kaufen i.d.R. einzelne Häuser einer Hotelkette gemeinsam ein, um bessere Konditionen zu erlangen. Individuelle Betriebe mit kleineren Beschaffungsmengen sind oft in einer schwächeren Verhandlungssituation gegenüber Lieferanten. Ein möglicher Weg zu besseren Preisen ist für sie z.B. der Anschluss an eine Einkaufsgenossenschaft. Für die sieben Kooperationspartner des bayerischen Netzwerks war diese Lösung jedoch aus verschiedenen Gründen nicht (mehr) zufriedenstellend: „Gegenüber der Mitgliedschaft in der Einkaufsgenossenschaft mit wenig transparenten Prozessen sind wir mit unserem zukunftsweisenden Organisationsmodell dank nur geringer Verwaltungskosten klar im Vorteil“, sagt Florian Weiss.

Wurden in der Anfangsphase vorwiegend Lebensmittel (Trockensortiment), Getränke und Nonfood-Artikel über die Plattform eingekauft, folgen nun im nächsten Schritt Frischfleisch, Obst und Gemüse. Langfristig sollen sämtliche Warengruppen, inklusive z.B. Strom, Versicherungen und Telekommunikation, über die jb-x-Plattform eingekauft werden. Franz Küblbeck koordiniert Lieferantentage, bei denen sich alle zwei Monate bis zu acht Unternehmen, die von den Kooperationspartnern vorgeschlagen wurden, präsentieren. „Wenn die Qualitäten und die Konditionen stimmen, stellt der Lieferant einen digitalen Katalog zur Verfügung, der auf der Plattform eingepflegt wird“, berichtet Franz Küblbeck. „Jedes Haus hat eine Kundennummer, die für den jeweiligen Lieferant hinterlegt ist. Der User kann über individuelle Benutzerkennung (z.B. Küchenchef, Serviceleiter, Hausdame, etc.) Preise vergleichen und Bestellungen auslösen. Zudem hat er die Möglichkeit über Reports weitere Informationen über Lieferanten, Artikel und Bestellungen einzusehen.“

„Wir wollen faire Preise erzielen und geben im Gegenzug dem Lieferanten die Chance, seinen Absatz zu steigern“, sagt Thomas Kösters, Kfm. Direktor der Geisel Privathotels und Kooperationsbeirat von jb-x-net. Für die Lieferanten entstehen durch den IT-basierten Einkauf keine Kosten; es gibt auch keinen Rückvergütungszwang; verhandelte Preise sind Nettopreise. „Wir wollen unseren Einkauf eigenständig und unabhängig optimieren, deshalb tragen wir die Kosten der jb-x SRM Suite“, betont Kooperationsbeirat Klaus King, F&B Manager im Sonnenalp Hotel & Resort. Er hebt die von Anfang an offene Kommunikation über Preise & Konditionen unter den Partnern hervor, ohne die der Aufbau der Plattform nicht möglich gewesen wäre. Und: Mittlerweile werden im Netzwerk auch einkaufsfremde Themen wie Konzepte & Mitarbeiter diskutiert.

In Zukunft will die jb-x-Plattform wachsen – nicht nur durch Aufnahme weiterer Lieferanten & Sortimente sowie moderne Tools wie z.B. eine Einkaufs-App fürs Mobiltelefon. Wachstum wird auch auf Mitgliederebene angestrebt. Weitere Hotels im Vier- oder Fünf-Sterne-Segment werden vom Kooperationsbeirat zugelassen. Das Gremium überwacht auch die Einhaltung der festgelegten Richtlinien zum Schutz der Hotels und Lieferanten.

AUF EINEN BLICK

Einkaufsplattform von Hoteliers für Hoteliers

Zielsetzungen: Unabhängig von Einkaufsgenossenschaften/Einkaufsmanufakturen das Einkaufsvolumen bündeln, gemeinsam mit Lieferanten in Verhandlungen treten, effektiver einkaufen, Beschaffungskosten senken
Dienstleister & Anbieter der webbasierten Einkaufsplattform:
jb-x business solutions GmbH, Passau
Finanzierung: monatlicher Fixbeitrag, getragen von den beteiligten Hotels

Zurzeit beteiligte Hotels:
* Sonnenalp, Ofterschwang
* Schloss Elmau, Garmisch-Partenkirchen
* Das Kranzbach, Kranzbach
* Geisel Hotels, München (Anna
Hotel, Hotel Königshof, Hotel Cosmopolitan, Hotel Excelsior

Kooperationsbeirat
l Thomas Kösters, Geisel Privathotels
l Klaus King, Sonnenalp GmbH
l Dr. Jakob Edinger, Kranzbach GmbH

Kooperationsmanagement/Kontakt:

Dipl.-Kfm. Joachim Braun

Mail: joachim.braun@jb-x-group.com
Net: www.jb-x-group.com

3 Fragen an…

Jochen Schreieck, Küchendirektor der Sonnenalp in Ofterschwang, über neue Wege im Einkaufsmanagement

Seit knapp einem Jahr kauft die Sonnenalp mit sieben weiteren oberbayerischen Top-Hotels über die Online-Plattform der Passauer jb-x-group ein. Warum?
Schreieck: Weil wir die besten Produkte zu den besten Preisen haben wollen. Durch die Bündelung der Einkaufsvolumina von zurzeit sieben Top-Häusern in Oberbayern erzielen wir sehr gute Konditionen, profitieren von der Einkaufserfahrung und Lieferantenkontakten der Kollegen.
Vermissen Sie da nicht den Kontakt zu den Lieferanten?
Schreieck: Das Gespräch via Telefon fällt ja nicht komplett weg – natürlich stehen wir bei Bedarf weiterhin im persönlichen Kontakt mit den Lieferanten, um uns bei Bedarf über Ware, Qualitäten und Verpackung auszutauschen. Aber der früher übliche Papierkram durch den Angebotsvergleich via Flyer oder Ausdrucke und die Bestellung via Telefon ist zunehmend Vergangenheit.
Wo liegen die größten Unterschiede zum früheren Einkaufsprocedere?
Schreieck: Man nutzt den Computer jetzt viel intensiver und führt Preisvergleiche effektiv und zeitsparend on-line über die Plattform durch. Durch Anklicken des gesuchten Produkts sieht man sofort, wer das günstigste in der gewünschten Qualität hat. Es kommt dann in den Warenkorb, und die Bestellung wird per Mausklick weggeschickt. Innerhalb von fünf Minuten hat man die Rückmeldung, dass sie angekommen ist. So gibt es keine Missverständnisse mehr wie früher oft am Telefon oder via Fax. Es ist eine Arbeits-erleichterung, und man erspart sich die Ablage. Ich bin überzeugt, dass dieser Weg des Einkaufens auch für uns Köche die Zukunft ist.